I praktiken är det föreningens styrelse som ansvarar för föreningens ekonomi och fattar beslut angående olika ekonomiska frågor. Men det är hela föreningen, alla medlemmar, som ska hjälpa till med att få ekonomin att gå ihop och pengarna att räcka till den verksamhet som man vill bedriva.

Kassören, som ingår i styrelsen, ansvarar för det praktiska – betalar räkningar, tar hand om kassan och för räkenskaperna (bokföring), med hjälp av dator eller skriver för hand i en kassabok om hur mycket pengar som har kommit in till föreningen och hur mycket man har betalat ut.

För att lätt kunna se vart pengarna går eller varifrån man får pengar är det bra att föra så kallad dubbel bokföring. Det innebär att man först skriver in vad som kommer in eller vad som betalas ut. Därefter har man olika kolumner där man för in områden (konton), som visar vad pengarna har använts till.

Det finns färdiga dataprogram att använda, men om verksamheten inte är alltför omfattande räcker det att skriva in i en kassabok (finns att köpa i pappershandel) för hand.

De som utför den kontrollerande funktionen, revisorerna, liksom styrelsen, arbetar på uppdrag av årsmötet, dvs medlemmarna. Till revisor kan man välja vem man vill, även en som inte är medlem. Men det är viktigt att även revisorn är intresserad av föreningens verksamhet. Under årsmötet lämnar revisorn sin berättelse där han kan föreslå styrelsen ansvarsfrihet för verksamheten om allt enligt honom är så som det ska vara.

Det finns tre olika grader av klander om revisorn inte är nöjd med det sätt varpå verksamheten har bedrivits:

1. Påpekande – då är det något litet som man inte nöjer sig med.
2. Erinran – då är det en allvarligare sak, men man föreslår ändå ansvarsfrihet.
3. Neka ansvarsfrihet – då har man varit försumlig eller man har inte följt av medlemmarna fattade beslut.

Det är alltid årsmötet som beslutar om ansvarsfrihet.

Den ekonomiska granskningen består av genomgång och kontroll av räkenskaperna och jämförelse av deförda kassaböckerna med verifikationerna.

Det är viktigt att man fattar beslut i styrelsen innan man tar på sig kostnader för föreningen. Styrelsen kan delegera (låta någon annan bestämma) ansvaret för vissa noga presicerade kostnader, och då kan man sätta ett högsta belopp för det. Exempel på sådana kostnader kan vara att festkommittén ordnar en fest, studieombudet ordnar en kurs m.m.

Fortlöpande kostnader som hyra, telefon och liknande behöver man inte besluta särskilt om, utan man har tagit på sig dessa utgifter då man har beslutat att skaffa lokal, telefon m.m.

Revisorerna ska även kontrollera hur styrelsen har skött sitt uppdrag att leda föreningens verksamhet. Det kan man göra genom att läsa protokoll, genom brevväxling, avtal, rapporter och årsredovisningar.

Revisorerna ska ha rätt vara med i styrelsemöten och andra möten, men de får inte delta i besluten. Revisorn får dock även under året påpeka om han anser att styrelsen inte följer beslutade riktlinjer eller på något annat sätt inte sköter sitt uppdrag.

Om verksamheten har en stor ekonomisk omfattning, man handskas med flera hundra tusen kronor eller mer årligen, är det bra att ha en auktoriserad revisor till hjälp, men årsmötet ska alltid välja revisorer till föreningen.