PROTOKOLL
... tänk om jag skulle behöva skriva protokoll... Hur bär jag mig åt om jag blir vald till sekreterare för ett möte ? Kan jag skriva ett protokoll? Där sitter jag bredvid mötesordföranden och vet att protokollet skall bli till. Panik! Nej, ingen panik! Sätt igång och anteckna vad som händer på mötet. Anteckna allt som du kommer att behöva i protokollet. Men tänk redan nu på vad som måste finnas i ett protokoll så att du är förberedd. Det finns två sorters protokoll,
1) beslutsprotokoll
2) diskussionsprotokoll. Beslutsprotokoll I ett beslutsprotokoll är det viktigaste att alla beslut tagna på mötet framgår. Ett beslutsprotokoll är kortfattat och så klart som möjligt när det gäller de antecknade besluten. Endast ett beslut antecknas under varje paragraf (§), men om man har tagit flera beslut som gäller samma ärende, kan alla besluten i just detta ärende sammanföras under en och samma paragraf, t.ex.: § 7 Årsmötet beslöt
att medlemsavgiften för vuxna för året 2000 ska vara 100 kronor och att medlemsavgiften för barn och ungdomar under 18 för året 2000 år ska vara 50 kronor. Man kan kanske besluta att någon eller några får i uppdrag att göra någonting och då skriver man gärna i protokollet t. ex.: Uppdrogs åt Mats Mattsson att ta reda på priset av... och redovisa det till styrelsen.
Ur beslutsprotokollet framgår endas
- vilka som var närvarande och vilka som var beslutande
- alla vid mötet tagna besluten
- vilka som var mötesfunktionärer (ordförande, sekreterare, justeringsmän, rösträknare) och
- underteckningarna (sekreteraren, ordföranden och valda protokolljusterare) Diskussionsprotokoll
Ett diskussionsprotokoll innehåller, utom information om alla vid mötet tagna besluten även referat om viktigare yrkanden och uttalanden från den debatt som man hade under mötet. Man antecknar då kortfattat vad olika talare sade. Om man har blivit vald till sekreterare vid ett diskussionsmöte antecknar sekreteraren kort men mycket tydligt de olika synpunkterna som framförs vid debatten. Bilagor
Till protokollen lägger man ofta bilagor, som vanligen numreras och antecknas i protokollet med numret under den paragraf som berör bilagan i fråga, t. ex. lista över närvarande i början av protokollet, lista över röstberättigade ombud och kopia av kallelsen till paragrafen om mötets behörighet, verksamhetsberättelse under paragrafen om redovisning av verksamheten o.s.v. Justering av protokoll
Det är viktigt att mötet har en bra ordförande. Sekreteraren skriver protokollet men den som i slutändan är ansvarig för protokollets lydelse är inte sekreteraren utan ordföranden. Därför är det också ordföranden som före justeringsmännen med sin signatur skall underteckna protokollet och då intyga att protokollet ger rätt bild av det som har hänt under mötet. Efter ordföranden är det dags för justeringsmännen (som valdes i början av mötet) att läsa protokollet och se om allt där är rätt. Om protokollet är rätt skrivet, undertecknar justeringsmännen det, om de däremot anser att någonting är fel eller att någonting av vikt fattas i protokollet gör de en anteckning om detta efter den befintliga texten i anslutning till sin underskrift. Om en justeringsman skulle ha en avvikande mening angående någon paragraf i protokollet bör man på nästföljande sammanträde ta upp det till allmänt avgörande. Inom styrelsen och på vissa regelbundet förekommande möten avstår man från att välja justeringsmän. I stället låter man varje sammankomst börja med att man läser protokollet från föregående sammanträde för att mötesdeltagarna skall kunna ge sina synpunkter och avgöra om protokollet kan godkännas. Någon gång händer det att sammanträdet fattar beslut om en fråga som är brådskande. Då händer det att mötet beslutar förklara just den paragrafen som berör denna fråga "omedelbart justerad". Varför behövs protokoll?
Protokoll efter protokoll skrivs. Mängder av protokoll. Varför skrivs de? Behövs de någonstans och av vem? Det är tack vare de ordentligt skrivna protokollen som vi i föreningarna, inte minst revisorerna och alla de som har fått i uppdrag att göra någonting, kan se vad som blev beslutat. Det är då också viktigt att protokollen förvaras väl och att de förvaras även för framtiden. När det gäller invandrarföreningar så utgör protokollen ofta den viktigaste delen av deras historia till framtiden. Många invandrarföreningar har försvunnit utan att ett papper har blivit kvar av deras verksamhet. Det är verkligen synd. Immigranternas Riksförbund vill uppmuntra alla sina medlemsföreningar att ta väl vara på sina protokoll och gärna, mycket gärna sända minst en kopia av sina årsmötesprotokoll till IRFs kansli. Riksförbundet arkiverar dem sedan i Immigrant-institutets arkiv för framtiden. Om en invandrarförening av någon anledning håller på att upphöra med sin verksamhet uppmanar Immigranternas Riksförbund att föreningen sänder alla sina protokoll och andra handlingar (eller kopior av dem ) direkt till Immigrant-institutets arkiv, adress: Immigrant-institutet, Katrinedalsgatan 43, 504 51 Borås (tel. 033-136070, fax 033-137075, e-post migrant@immi.se)
Tillbaka till tidskriften Tillbaka till Immigranternas Riksförbund